ASISTENTE DE IMPORTACIÓN - IMPORTAR PROPIEDADES.
Roles: solo el rol administrador tiene permiso sobre esta sección.
Introducción: el objetivo de este manual es explicar el uso de la sección importar propiedades del módulo de asistente de importación de Arrendasoft®.
Acceder a la sección: Para acceder a esta sección debemos ir a herramientas, configuraciones y luego a asistente de importación.
Estando dentro del asistente de importación seleccionamos la opción “importar propiedades”.
Uso de la sección: Una vez estando dentro de la sección podremos observar que la importación consta de una serie de pasos secuenciales para hacer un poco más organizado y amigable el proceso; estos pasos son selección de plantilla, homologación de datos, validar cargue y resultado del cargue.
En la parte superior derecha vamos a encontrar el enlace a una plantilla en formato Excel que nos servirá como guía para la construcción del archivo a importar; cuando el archivo a importar supere las 10.000 filas es necesario convertirlo a CSV.
Nota: Si la propiedad tiene varios propietarios al momento de diligenciar la plantilla de Propiedades en el campo de Documento(s) del Propietario(s) se deben ingresar los documentos así: 1014309876,1014398809, 1014380054 (primer documento, separado por una coma (,) segundo documento, y así sucesivamente).
¿Cómo diligenciar la plantilla?
A Continuación se muestra en la imagen como llenar la plantilla, los campos para ingresar documentos, teléfonos y valores en pesos, se deben diligenciar únicamente con números sin comas ni puntos.
Las propiedades no deben tener direcciones iguales, deben estar especificadas por apartamentos y torres.
Los siguientes campos son opcionales para agregar más información de la propiedad.
Paso 1: selección de plantillas. En este paso hacemos la carga del archivo a procesar y la configuración del mismo.
- Seleccionar archivo: un campo tipo file para cargar el archivo a procesar.
- ¿Gestionar registros duplicados? Indica si los archivos duplicados serán gestionados u omitidos.
- Acción para duplicados: cuando en gestionar duplicados se indique que si, se mostrará una lista de selección para las acciones de duplicados: omitir, sobreescribir, fusionar.
- ¿El archivo tiene títulos? Indica si la primera fila del archivo corresponde a títulos.
- Codificación del archivo: indica la codificación de caracteres con que fue construido el archivo: utf o iso.
- Campos para detectar duplicados: en el lado izquierdo se muestran los campos disponibles para que el usuario pueda pasarlos al lado derecho y el sistema los use para la comprobación de duplicados.
- Tipo de archivo: una lista para los tipos de archivos permitidos que son xls, xlsx y csv; los 2 primeros tipos son para archivos de pocos registros (menor a 10.000) y para grandes registros se necesita usar el formato csv.
- Separado por: cuando el tipo de archivo es csv, de esa lista seleccionamos el separador que tiene.
- Siguiente: botón para continuar, el sistema guarda los datos del archivo y la configuración para continuar al siguiente paso.
- Cancelar: botón para cancelar el proceso de importación iniciado.
Paso 2: homologación de datos.En este paso se realiza la homologación o mapeo de las variables.
- Campos del archivo a importar: corresponde al listado de columnas del archivo importado, los que son requeridos tienen un asterisco rojo al lado.
- Campos Arrendasoft: los campos en Arrendasoft con los que serán homologados o mapeados los registros del archivo.
- Valor por defecto: para los campos que son requeridos hay que indicar un valor por defecto por si en el archivo a importar no se encuentra el registro.
- Opciones: para los campos de Arrendasoft que son cerrados, es decir, una lista de selección que no permite escribir el valor, es necesario dar clic en el ícono del engranaje que nos abre un cuadro para hacer un mapeo de cada una de las variables.
- Siguiente: botón para continuar, el sistema guarda los datos de la homologación y continúa al siguiente paso.
- Cancelar: botón para cancelar el proceso de importación iniciado.
Para los campos en los que aparece en la columna opciones un engranaje, debemos realizar los siguientes pasos:
- Dar clic al ícono para que nos aparezca el cuadro de configuración.
- Identificar el valor del archivo a importar.
- Identificar el operador de comparación.
- Seleccionar el valor correspondiente en el sistema Arrendasoft.
- Cuando se termine de mapear todas las opciones dar clic en el botón “guardar cambios”.
Paso 3: validar cargue. En este paso se hace la validación de los registros cargados en el paso 1 y homologados en el paso 2.
- corresponde a una tabla con los totales de registros a insertar, a omitir, a sobrescribir, a fusionar y los que generan error, también muestra un ícono con un ojo para ver los detalles pero solo para los registros a omitir y con error.
- Siguiente: botón para continuar, el sistema importa los datos en las correspondientes tablas de contabilidad y continúa al siguiente paso.
- Cancelar: botón para cancelar el proceso de importación iniciado.
Paso 4: resultado del cargue. Después de realizar el cargue de la información, se muestra un resumen del resultado de dicho cargue.
- corresponde a una tabla con el resumen de los totales de registros insertados, omitidos, sobrescritos, fusionados y los que generaron error, también muestra un ícono con un ojo para ver los detalles pero solo para los registros omitidos y con error.
- Finalizar: botón para finalizar el proceso, el sistema culmina el proceso y nos redirecciona al paso 1 para brindar la opción de iniciar una nueva importación.
- Cancelar: botón para cancelar el proceso de importación iniciado.
